Vuosiraportti valmiiksi entistä tehokkaammin
Vuosi- ja vastuuraportit ovat usein laajoja julkaisuja, joiden suunnitteluun ja tuotantoon uppoaa aikaa ja rahaa. Huolellisesti tehtäessä kertomusprojekti kestää puolisen vuotta työllistäen yrityksen talous- ja viestintäosaston lisäksi yleensä ulkopuolisia osaajia kuten projektipäällikön, sisällöntuottajia, graafikoita, valokuvaajia ja kääntäjiä.
Työlääseen prosessiin on jo pitkään ollut tarjolla erilaisia julkaisujärjestelmiä, mutta siitä huolimatta Wordiin ja Exceliin tuotetun aineiston taittaminen ja taiton tarkastaminen vaatii aikaa ja tarkkuutta. Välillä tulee mieleen, voisiko laadukkaan julkaisun saada aikaiseksi vähemmin resurssein?
Ihan nappia painamalla eivät kertomukset tulevaisuudessakaan valmistu, mutta uudenlaisia ratkaisuja on nyt tarjolla. Automaatio on tullut avuksi myös raporttien tekoon. Muutamilla suurilla yrityksillä on jo käytössään ohjelmisto, jonka avulla raportti tuotetaan Word- ja Excel -tiedostoista PDF-muotoon ilman taitto-ohjelmaa. Saman ohjelmiston avulla voidaan päivittää myös Powerpoint-muotoiset esitykset.
Tällaisten ohjelmistojen kustannukset ovat kuitenkin sitä luokkaa, että niiden käyttöönotto ei ole pienille ja keskisuurille yrityksille järkevää. Tarvitaan yksinkertaisempi ja huokeampi systeemi, ja sellainen on myös tarjolla. Lähtökohtana on edelleen Word-tekstinkäsittelyohjelma, joka taipuu osaavissa käsissä taitto-ohjelmaksi. Työn laatu on verrattavissa InDesign-julkaisuohjelmalla toteutettuihin vuosikertomuksiin ja -raportteihin. Prosessi on perusperiaatteiltaan samanlainen kuin edellä mainittujen kalliimpien automaatio-ohjelmistojen kanssa työskennellessä, mutta se edellyttää jonkin verran tietojen syöttämistä käsin. Suurin etu on kuitenkin siinä, että kallis ja aikaa vievä taittovaihe tarkastuksineen jää välistä.
Jos raportoinnin uudet ratkaisut kiinnostavat, ota yhteyttä Bravuran tiimiin.